De afgelopen weken kwamen de out of office replies weer veelvuldig voorbij. Vanzelfsprekend is het mooi als je via de mail aangeeft dat er je er even tussenuit bent. Zeker als het dringende zaken betreft. Toch wil ik er wel even wat over kwijt, want het kan beter dan dit: (met dank aan mijn netwerk, laat ik ze maar even niet bij naam noemen).
- Ook onze school heeft zomervakantie. Vanaf maandag 10 augustus ben ik weer aanwezig. Tijdens mijn afwezigheid, wordt uw mail niet gelezen.
- Ik ben van 9 juli tot 10 augustus afwezig. Vanaf 10 augustus beantwoord ik mijn mail weer
- 17 augustus ben ik weer aanwezig. Uw bericht wordt direct verwijderd en dus niet gelezen. Indien u een antwoord wenst, stuurt u dan na 17 augustus uw email nogmaals. Hartelijke groeten
- Ik ben tot en met 17 augustus 2014 op vakantie en daardoor telefonisch en via email niet bereikbaar. Je ontvangt dit bericht vanuit mijn prive-mail-box omdat op mijn werk geen automatische melder mogelijk is.
- Vanwege de zomervakantie en (gedeeltelijk) verblijf in het buitenland ben ik tot 21 augustus as. beperkt bereikbaar. Indien er dringende zaken zijn, kunt u het beste een email sturen. Ik zal sporadisch mijn email raadplegen.
Wist je dat ….
- je in je de meeste out of office replies kunt aangeven dat deze maar 1 keer naar dezelfde afzender gestuurd mag worden.
- je een start- en einddatum kunt aangeven, dan zitten mensen niet tot de herfstvakantie naar een out of office van de zomervakantie te kijken.
- je een onderwerp kunt meegeven met een automatisch reply en dat het dus best vriendelijker kan
- je hele visitekaartje (inclusief de melding dat je de beste, mooiste en grootste bent en de afbeeldingen), viruscscanmelding, wees lief voor bomen en als dit bericht niet voor u bestemd is blabla…meekomt. Zet dat bijvoorbeeld even uit bij een out of office reply.
- Het raar is als je zo kortaf zegt dat je er niet bent en vervolgens uitgebreid gaat zitten antwoorden op mails. De ontvanger die dan weer reageert raakt in verwarring…ben je er wel of niet?
- als je doorverwijst naar een collega, je het risico loopt dat de ontvanger daarheen mailt en deze collega dan ook op vakantie blijkt te zijn.
Persoonlijke tip:….zet de out of office reply alleen aan bij een afwezigheid van een of twee weken. Er zijn mensen die op bepaalde dagen niet werken en het dan ook aanzetten. Die ruimte voor welke werkdagen je werkt, heb je ook in je visitekaartje en is dus vaak dubbelop.
Dus geniet van je vakantie, zet gerust de out of office reply aan, maar denk na…zeker over je tekst.
Een van de betere:
Tot en met XX geniet ik van mijn vakantie en heb ik zeer beperkt toegang tot mijn e-mail. Neem eventueel contact op met ons kantoor via telefoonnummer XXXX of stuur in noodgevallen een sms-bericht naar XXXX.
Mocht ik tijdens mijn vakantie leeuwen of neushoorns spotten; dan hoop ik ze te delen via Twitter en/of Instagram.
Of ik mijn out of office aanzet en met welke tekst, daar denk ik nog even over na.
Maar ik heb wel Pinterest waar ik #opdecamping foto’s deel, kijk maar in mijn zijbalk 